Materi Reengineering

Assalammualaikum, Selamat datang di Kelas IPS. Disini Ibu Guru akan membahas tentang pelajaran Ekonomi yaitu Tentang “Reengineering“. Berikut dibawah ini penjelasannya:

Reengineering-adalah

Pengertian Reengineering

Reengineering atau rekayasa ulang adalah perancangan ulang secara pada proses bisnis yang berjalan saat ini dengan penekanan pada pengurangan biaya dan waktu siklus agar terjadi peningkatan kepuasan pelanggan. Rakayasa ulang sangat mungkin dilakukan karena kebanyakan dalam organisasi terdapat sekat-sekat departemen dan unit kerja, tidak ada kepemilikan proses secara individu, dan kadang diluar kendali.

Akibat hal-hal tersebut, biaya dan waktu siklus menjadi buruk dan berakibat pada rendahnya kepuasan pelanggan. Dengan demikian, rekayasa ulang akan menjadi solusi yang saling menguntungkan antara organisasi dan pelanggan.

Rekayasa ulang dapat membuat perbaikan proses bisnis secara dramatik terkadang terjadi pengurangan pembiayaan, reduksi waktu siklus, dan peningkatan kepuasan pelanggan secara signifikan. Korporasi melakukan rekayasa ulang proses bisnisnya ketika menginginkan perubahan yang dramatis dalam cara menjalankan bisnisnya atau ketika cara yang dijalankan saat ini tidak sesuai dengan harapan. Pada umumnya banyak proses bisnis yang sangat rumit dan hanya beberapa orang dalam organisasi yang benar-benar memahami dan dapat menjalankan proses tersebut.

Untuk itulah rekayasa ulang menjadi penting agar terjadi penyederhanaan proses yang akan berimplikasi pada penghematan waktu dan biaya. Hal ini juga menjadikan mengapa rekayasa ulang ini dapat meingkatkan kualitas kerja karena setiap staf mampu menyelesaikan segala sesuatu dengan cara yang lebih baik. Sebagai tambahan, rekayasa ulang akan menjadikan korporasi lebih fleksibel untuk merespon kejadian yang tidak diinginkan dalam lingkungan bisnis yang berubah cepat melalui edukasi staf.


Pengertian Reengineering Menurut Para Ahli

Berikut ini terdapat beberapa pengertian reengineering menurut para ahli, yakni sebagai berikut:


  1. Menurut Hammer dan Champy (1994)

Business Process Reengineering adalah pemikiran ulang secara fundamental dan perancangan ulang secara radikal atas proses bisnis untuk mencapai perbaikan-perbaikan dramatis dalam ukuran kritis dari performance, seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan.


  1. Menurut Chase, Aquilano dan Jacobs (1995)

Rekayasa ulang proses bisnis adalah pemikiran kembali secara mendasar dan perancangan ulang secara radikal dari proses bisnis untuk mencapai perbaikan dramatis di bidang kegiatan yang kritis dan pengakuan kontemporer atas kinerja, meliputi biaya, kualitas, pelayanan, dan kecepatan.


  1. Menurut Bennis dan Mische (1995:13)

Rekayasa ulang adalah menata ulang perusahaan dengan menantang doktrin, praktek dan aktivitas yang ada dan kemudian secara inovatif menyebarkan kembali modal dan sumber daya manusianya ke dalam proses lintas fungsi. Penataan ulang dimaksudkan untuk mengoptimalkan posisi bersaing organisasi, nilainya bagi para pemegang saham, dan kontribusinya bagi masyarakat.

Pendapat-pendapat ahli tersebut menyimpulkan suatu garis besar pengertian reengineering yaitu proses menciptakan keunggulan kompetitif dalam suatu organisasi / perusahaan.


Tujuan Reengineering

Bennis dan Mische menyebutkan tentang tujuan rekayasa ulang, sebagai berikut :

  • Meningkatkan produktivitas; dengan menciptakan proses-proses inovatif dan tanpa hierarki, yang memiliki aliran tanpa henti dan terdapat pada suatu urutan yang alami serta dengan kecepatan yang alami.
  • Meningkatkan nilai bagi para pemegang saham; dengan melakukan segala sesuatunya secara berbeda.
  • Mencapai hasil yang luar biasa; dimaksudkan untuk mencapai setidaknya peningkatan sebesar 50 persen.
  • Mengonsolidasikan fungsi-fungsi; berusaha menciptakan suatu organisasi yang lebih ramping, lebih datar, dan lebih cepat.
  • Menghilangkan tingkatan dan pekerjaan yang tidak perlu; tingkat dan aktivitas organisasi yang mewakili sedikit nilai untuk para pemegang saham atau kecil kontribusinya bagi daya saing juga disusun ulang dan dihilangkan.

Proses Reengineering

Berikut ini terdapat beberapa proses reengineering, yaitu sebagai berikut:


  1. Ada enam proses reengineering menurut Chase dan Aquilano
  • Menentukan masalah untuk diselesaikan.
  • Mengidentifikasikan proses untuk direkayasa ulang.
  • Mengevaluasi hal-hal yang dapat direkayasa ulang.
  • Mengerti proses yang sekarang terjadi.
  • Mendesign proses yang baru.
  • Mengimplementasikan proses yang telah direkayasa ulang.

  1. Tahapan reengineering menurut Victor Tan
  • Memahami Proses yang sedang berlangsung.
  • Mencari proses kritis.
  • Mencari alternatif rancangan ulang
  • Mencari informasi yang diperlukan untuk mendukung proses baru
  • Melakukan tes kelayakan terhadap rancangan proses baru.
Artikel Terkait:  Pengertian Permintaan

  1. Menurut Manganelli tahapan reengineering

antara lain:


  • Persiapan

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengerahkan, mengorganisasikan, dan mendayakan ornag yang akan menggunakan rekayasa-ulang.


  • Identifikasi

Tujuan dari tahap ini adalah untuk membangun dan mengerti suatu model proses yang berdasarkan orientasi terhadap konsumen dari suatu bisnis.


  • Visi

Tujuan dari tahap ini adalah untuk membangun suatu visi atas proses yang dapat diandalkan untuk meraih suatu terobosan baru.


  • Solusi

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk merinci dimensi teknik dan sosial dari suatu proses baru.


  • Perubahan bentuk (Transformation)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mencapai visi proses dengan cara penerapan perancangan proses yang dihasilkan pada tahap empat.


  1. Menurut Bennis dan Mische (1995)

antara lain:

  1. Menciptakan visi dan menetapkan tujuan
  2. Benchmarking dan mendefinisikan keberhasilan
  3. Menginovasi proses
  4. Mentransformasikan organisasi
  5. Memantau proses yang direkayasa ulang

Fase Rekayasa Ulang

Ada empat tahapan untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis yang berhasil, yaitu:


  • Organizing the Organization

Fase pertama ini merupakan titik dimana organisasi perlu memutuskan proses mana yang akan direkayasa ulang. Tergantung pada jumlah rekayasa yang akan dilakukan, team pelaksana perlu dibentuk. Team diorganisasi yang memperhatikan gabungan berbagai ketrampilan yang dimiliki. Pemilihan champion yang akan memimpin tercapainya tujuan adalah sangat penting. Cakupan dan jadwal kerja harus diberikan pada team, termasuk pelatihan sebelum mereka menjalankan rekayasa ulang.


  • Analyzing the Current Process

Fase berikutnya adalah melakukan analisis proses yang berjalan saat ini secukupnya untuk memahami bagaimana proses tersebut berjalan, dan berapa waktu siklusnya. Team harus menyadari bahwa proses yang dibangun harus lengkap yang dimulai dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan. Karena tujuan rekayasa ulang adalah merevisi proses agar layanan pelanggan lebih baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab oleh team; yaitu siapa pelanggan organisasi, dan apa yang mereka inginkan. Dalam proses rekayasa ulang, team harus mampu memutuskan apa yang berjalan dan tidak berjalan pada proses yang direkayasa ulang dan memutuskan bagian mana yang harus diperbaiki.


  • Developing New Concepts

Fase ini merupakan fase ketika tema harus berfikir Out of the box. Haruslah tetap diingat bahwa rekayasa ulang bukan perubahan sedikit demi sedikit, tetapi perubahan yang radikal; yang harus terjadi perbaikan pada biaya dan waktu siklus mencapai 50%. Seluruh sumber daya, teknologi, sistem manajemen yang terbaik saat ini harus menjadi pertimbangan untuk ditemukannya proses baru yang jauh lebh baik.


  • Moving from the Current Organization to the New Model

Ketika model baru telah ditentukan, strategi untuk menjabarkan model dengan konsep baru ini perlu dikembangkan. Terkadang cara yang terbaik adalah mengelola perubahan ini pada sebagian kecil organisasi untuk memastikan tidak adanya kesalahan, kemudian pada unit yang lebih luas, dan akhirnya pada organisasi keseluruhan. Karena perubahan yang dilakukan adalah radikal, maka akan ditemui sesuatu yang tidak diharapkan saat implementasi konsep baru. Kritik dari orang-orang yang tidak setuju perubahan akan terjadi. Ini yang perlu dikelola.

Untuk mengantisipasi hambatan, rekayasa ulang hanya dapat berjalan ketika top management memberikan 100% komitmen untuk semua usaha yang dilakukan, dan melawan usaha-usaha yang menghambat. Orang-orang yang bekerja dalam proses rekayasa ulang akan menjadi orang-orang yang tidak populer di lingkungannya; sehingga perlu suatu garansi bahwa mereka akan memperoleh posisi baru, karena kadang mereka tidak dapat kembali pada pekerjaan lama mereka.


Manfaat Reengineering

Banyak dampak positif yang akan perusahaan dapatkan jika berhasil melakukan reengineering, antara lain:

  1. Menciptakan inovasi / terobosan baru.
  2. Meningkatkan produktivitas perusahaan.
  3. Menciptakan keunggulan kompetitif yang dapat mengoptimalkan persaingan (mengejar ketertinggalan), mengalahkan pesaing (membalikan posisi persaingan) atau memperbesar jarak keunggulan.
  4. Memangkas biaya-biaya yang tidak diperlukan.
  5. Menciptakan sistem baru yang lebih efektif.

Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Reengineering

Mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam rekayasa ulang, Bennis dan Mische menyebutkannya, antara lain :

  • Sponsor eksekutif, berisi orang-orang dari level tertinggi organisasi; eksekutif puncak, direktur keuangan, dan direktur operasi.
  • Panitia Pelaksana Penataan Ulang, terdiri dari para manajer operasi senior dan ahli internal yang terpilih, yang mewakili suatu spektrum luas organisasi.
  • Pemimpin Transformasi, memandu organisasi melewati perjalanan rekayasa ulang.
  • Pejuang Proses, bertanggung jawab terhadap rekayasa ulang suatu proses tertentu. Adalah seorang manajer senior yang saat ini memiliki tanggung jawab operasi langsung dan pertanggungjawaban atas proses tersebut.
  • Tim Rekayasa Ulang, misi rekayasa ulang adalah mengenali dan melanjutkan peluang penataan ulang sehingga keunggulan kompetitif dan nilai pemegang saham dapat ditingkatkan. Para anggota tim adalah para ahli atau dengan cepat menjadi ahli dalam proses rekayasa ulang. Umumnya terdiri dari tiga sampai tujuh orang. Terlalu banyak orang akan menimbulkan masalah hubungan interpersonal, kepribadian, komunikasi, sasaran yang divergen, dan seterusnya.
Artikel Terkait:  Kebijakan Moneter adalah

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Reengineering

Kunci keberhasilan dalam melakukan reengineering terletak pada pengetahuan dan kemampuan melaksanakannya, bukan keberuntungan. Bila mengetahui aturan-aturannya dan menghindari berbuat kesalahan, maka kemungkinan besar akan berhasil. Langkah pertama menuju keberhasilan reengineering adalah mengenali kegagalan umum dan belajar mencegahnya.

Untuk mencapai keberhasilan dalam reengineering, terdapat beberapa faktor yaitu:


  1. Vision

Vision merupakan gambar tentang apa yang dikehendaki yang menyangkut : orang, produk, pelayanan, proses, fasilitas, kultur dan pelanggan. Setiap orang dalam organisasi harus mampu mengerti, memahami, menjiwai dan menggambarkan visi tersebut sehingga semua tindakan dan keputusan selalu membawa perusahaan makin dekat pada visi yang telah ditentukan. Kegiatan-kegiatan yang menyangkut visi antara lain :

  • Menentukan strategi yang tepat
  • Menjelaskan alasan mengapa dilakukan Bisnis Proses reengineering
  • Mengembangkan suatu cita-cita masa depan yang dipahami semua orang
  • Menentukan target yang harus dicapai
  • Menjelaskan hubungan antara usaha BPR dengan usaha yang sudah dilakukan
  • Membuat peta perubahan-perubahan sampai pada tahap akhir.

  1. Skills

Baik interpersonal skill maupun teknik skill, keduanya sangat diperlukan karyawan agar mereka mampu melaksanakan tugas-tugas dalam proses baru. Aktivitas yang dilakukan dalam peningkatan skill antara lain :

  • Mendidik pimpinan puncak mengenai konsep dan implikasi BPR
  • Menginventarisasi tipe kepemimpinan yang dibutuhkan untuk melakukan proses baru
  • Berfikir luas masa depan
  • Mengubah desain dan mengembangkan hal-hal dari luar ke dalam perusahaan
  • Memperoleh dukungan sarikat pekerja dan
  • Mengelola perbedaan atau konflik secara baik dan konstruktif.

  1. Incentives

Apabila karyawan dapat memahami dan merasakan perubahan secara drastis membawa perbaikan bagi karyawan, maka mereka dapat melakukan perubahan secara lebih baik. Beberapa hal yang menyangkut insentif anatara lain :

  • Perubahan harus dipimpin, disosialisasi dan dibuat target tertentu oleh pimpinan perusahaan
  • Tim manajemen bertanggung jawab atas keberhasilannya
  • Hilangkan rasa ketakutan
  • Memberi penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan dan prestasi karyawan
  • Perubahan sikap dan budaya dengan sistem dan suri tauladan dari pimpinan perusahaan.

  1. Resources

Beberapa hal dan aktivitas dalam pengalokasian sumber daya antara lain :

  • Komitmen manajemen puncak untuk melaksanakan perubahan
  • Paling sedikit 25% dari waktu manajemen puncak melaksanakan perubahan
  • Mengadakan pelatihan dan bimbingan dalam melaksanakan perubahan
  • Melakukan benchmarking
  • Memanfaatkan sumber daya seefektif dan efisien mungkin.

  1. Action plan

Action plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung jawab dan jadwal waktu serta target yang terinci.


Resiko-Resiko Reengineering

Penerapan reengineering memang menjanjikan perubahan secara drastis pada organisasi perusahaan dan proses bisnis. Jika reengineering berhasil maka perusahaan akan bisa meningkatkan kinerja organisasi dan karyawannya (Davidson, 1993). Tetapi sebaliknya, jika upaya reengineering mengalami kegagalan maka risiko yang dialami perusahaan akan timbul. Berbagai risiko yang mungkin dialami oleh perusahaan, antara lain (Clemons, 1995) :

  • Risiko teknis (technical risk) yaitu risiko yang terjadi karena terbatasnya kapabilitas teknologi yan digunakan organisasi dalam proses reengineering.
  • Risiko finansial (financial risk) terjadi jika proyek reengineering tidak berjalan sesuai dengan rencana, atau jika tidak selesai tepat pada waktunya dan tidak sesuai dengan biaya yang dianggarkan.
  • Risiko politis (political risk) yaitu terjadinya resistance to change terhadap proyek-proyek reengineering.
  • Risiko fungsional (functional risk) merupakan kesalahan sistem disainer dalam memahami kebutuhan organisasi dan kurangnya keterampilan dan pengetahuan pelaksana, sehingga mengakibatkan kapabilitas sistem yang dirancang tidak tepat.
  • Risiko proyek (project risk) adalah risiko yang bisa terjadi jika personel pemroses data tidak memahami dan tidak familiar terhadap teknologi baru, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang kompleks.

Faktor-Faktor Kegagalan Reengeneering

Untuk menghindari risiko yang diakibatkan dari penerapan reengineering, perusahaan harus mengetahui factor-faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan reengineering, Kegagalan ini berhubungan dengan factor-faktor manajemen sumber daya manusia yang tidak sepenuhnya dipahami dan dipertimbankan. Dari sudut pandang manajemen sumber daya manusia, kegagalan reengineering disebabkan oleh dua factor utama, yaitu : Menolak untuk berubah (resistance to change) dan Kurangnya komitmen manajemen (lack of management commitment), sedangkan factor lainnya diluar sudut pandang managemen sumber daya manusia adalah : system informasi yang kurang memadai dan kurangnya keleluasaan (breatdh) dan kedalaman (depth) analisis terhadap factor-faktor kritis reengineering.


  1. Menolak untuk berubah (Risistence to change)

Merupakan masalah utama reengineering yang bisa terjadi karena reengineering tidak hanya terkait dengan teknologi tetaipi juga berpengaruh perilaku, nilai-nilai dan budaya organisasi. Disamping itu resistance to change juga dipicu oleh tidak adanya visi, lingkungan operasi dan lingkungan bisnis radikal.

Artikel Terkait:  Faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Manusia

Reengineering tidak cukup hanya semata-mata mengubah proses, tetapi yang penting adalah mengubah manajemen, memeberdayakan SDM, memupuk kreativitas serta human skill, sehingga mereka tidak menolak untuk berubah dan memiliki komitmen terhadap organisasi. Untuk mewujudkan semua ini perusahaan dituntut untuk memberikan pendekatan tentang konsep dan teknik reengineering, mengkomunikasikan visi dan misi, mengartikulasikan situasi kompetitif perusahaan serta menanamkan pemahaman yang mendalam tentang budaya, nilai-nilai organisasi, dan masalah-masalah organisasional. Tanpa pengetahuan dan pemahaman orang yang terlibat, maka reengineering tidak akan memberikan manfaat jangka panjang.

Grover, dkk. (1995) memiliki argumen bahwa terjadinya resistance to change perlu diidentifikasi penyebab utamanya, apakah disebabkan oleh SDM-nya, sistem, atau interaksi berbagai pihak, sehingga bisa dilakukan tindakan-tindakan yang tepat. Sedangkan Hall memberikan saran untuk mengatasi resistance to change dengan komunikasi secara terbuka, dengan mengintensifkan interaksi dan kerja sama antara pihak manajemen dan pihak karyawan. Komunikasi yang baik akan membangun komitmen, memberikan pemahaman tentang perlunya reegineering dan meningkatkan kinerja perusahaan secara berkesinambungan.


  1. Kurangnya komitmen manajemen (lack of management commitment)

Komitmen manajemen sangat diperlukan dalam melakukan reengineering. Reengineering akan menghadapi kemungkinan kegagalan yang sangat besar tanpa adanya komitmen penuh pucuk pimpinan, dalam arti mereka harus memahami bagaimana peran pimpinan dalam suatu organisasi yang sedang mengalami perubahan radikal dan membangun konsensus semua jenjang hirarki.

Agar menajemen memiliki komitmen terhadap keberhasilan proyek reengineering, maka eksekuti senior pun seharusnya terlibat seara aktif dalam jajaran manajemen, serta memeberikan kesempatan untuk menempatkan orang-orang terbaiknya menjadi anggota tim proyek. Hal ini perlu dilakukan karena fenomena menunjukkan bahwa seringkali perusahaan dalam melakukan reengineering menyerahkan sepenuhnya kepada konsultan.

Hall menyimpulkan bahwa kesuksesan reengineering menurut komitmen jajaran manajemen untuk menginvestasikan waktunya sekitar 20% sampai 50% pada tahap pelaksanaan. Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan pertemuan rutin untuk memberikan informasi mengenai perkembangan reengineering dan mereview secara komprehensif mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggaran, kondisi ekonomi, kecenderungan pasar. Disamping itu juga mengevaluasi tingkat efisiensi (cara kerja yang lebih cepat dengan tingkat biaya yang lebih rendah), keefektifan (melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan kemampuan menghasilkan kualitas kerja lebih yang tinggi) dan transformasi (perusahaan cara mendasar pada cara kerja orang-orang maupun departemen maupun perubahan sifat bisnis itu sendiri) baik pada level fungsional, lintas fungsi, maupun organsiasi secara keseluruhan.


  1. System informasi yang kurang memadai

Menurut Martinez sebagian besar perusahaan yang gagal dalam proyek reengineering disebabkan oleh adanya sistem informasi yang kurang memadai dan tidak menempatkan sistem informasi sebagai mitra kerja yang benar (true partner). Tanpa kemitraan yang bersifat membangun (constructive partner), kepemimpinan teknologi, dan fokus pada pengelolaan sistem informasi yang baik maka reengineering lebih banyak menemui kegagalan.

Selanjutnya Martinez berpendapat bahwa pada sebagian besar perusahaan, sistem informasi dituntut memiliki kemampuan untukmmengidentifikasi disain danm mengimplementasikan teknologi yang dapat diterapkan dan manajemen solusi yang berbasis teknologi. Pendapat ini didukung pula oleh Davenport dan Stoddart, bahwa sistem informasi berperan penting dalam mengeliminasi faktor-faktor penghambat keberhasilan reengineering. Kedudukan sistem informasi dalam proyek reengineering bisa berperan sebagai mitra kerja (partnership)atau sebagai pendukung (support).


  1. Kurangnya keleluasaan (breatdh) dan kedalaman (depth) analisis terhadap factor-faktor kritis reengineering

Hal ini menyebabkan kegagalan dalam proyek reengineering. keluasan di sini meliputi aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan manajer untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang akan dan sedang didisain kembali untuk menciptakan nilai dalam unit bisnis dan organisasi secara keseluruhan. Sedangkan kedalaman menyangkut identifikasi seberapa besar unsur-unsur peran, tanggung jawab, pengukuran dan insentif, struktur organisasi, teknologi informasi, nilai-nilai bersama, dan skill keberhasilan reengineering.


Demikian Penjelasan Pelajaran IPS-Ekonomi Tentang Reengineering adalah: Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Proses, Fase, Manfaat, Pihak, Faktor dan Risiko

Semoga Materi Pada Hari ini Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi, Terima Kasih !!!


Baca Artikel Lainnya: